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Posted on: September 15, 2021

Republic Services Three Cart Waste Program contract extension and annual rate adjustment

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Atención residentes: Encuesta de Recolección de Residuos Sólidos Residenciales . Leer en español a continuación. 

The City of Lafayette contracts with Republic Services for the City’s Three Cart Waste Program which serves approximately half of Lafayette households. This program provides residential collection services for waste, recycling, and compost. The initial service contract was awarded through a competitive bid process in 2014 and will expire on September 30, 2021.  

On September 9, City Council approved a recommendation from staff and the Lafayette Waste Reduction Advisory Committee to extend the Republic Services contract through September 2022 with a clause requiring value-added service enhancements. This 12-month amended contract extension will allow for a comprehensive and transparent Request for Proposal (RFP) process to be launched in October and will incorporate new and innovative elements into the bid process. A new contract is expected to be awarded to the most qualified service provider in September 2022. 

Existing Republic contract extension benefits

Enhancement of outreach and education requirements
An amendment was added to require Republic Services to participate in community engagement through educational booths at the annual Peach Festival and Oatmeal Festival, provide two staff members to support the annual Compost Giveaway Event, and sponsor the City’s Art Night Out Event.

Standardization of the collection fee schedule
Historically, refuse collection fees changed annually on October 1, while compost collection fees changed on February 1. The amended contract aligns the collection fee schedule to only allow refuse and organics collection fee changes to annually occur on October 1, reducing customer confusion and frustration with the current schedule. 

Reduction of staff time
The Lafayette Public Works Department is currently responsible for the purchase, delivery, removal, and maintenance of all recycling carts in the City. This contract amendment will shift all recycle cart responsibilities to the Contractor, which is a standard, best practice. This change will reduce Public Work’s staff time and free up storage space at the Service Center. 

Provide the City with reasonable time to conduct a comprehensive procurement process
The City’s newly hired Sustainability Coordinator has been working diligently on developing a request for proposal (RFP) for Lafayette’s residential solid waste services. The estimated timeline for releasing the RFP is October 2021 with a recommendation to Council in January 2021. This estimated timeline is compatible with the approval of a contract extension to ensure a smooth transition between contractors if Republic Services is not selected. Furthermore, extending the contract with Republic Services will allow for a comprehensive and transparent RFP process with contractors, while incorporating innovative elements that align with the City’s Sustainability Plan.

Existing Republic customers are invited to share input for the RFP process by Sept. 24

To help guide development of an RFP for the City’s three cart waste program once the Republic contract expires in 2022, existing customers of this program are asked to share input through a short survey. This survey will provide staff with information on current customers’ service experience as well as suggestions for enhanced service features. Please follow https://forms.office.com/g/0MCSZzDt3d to complete the survey by Sept. 24, 2021.  Encuesta de Recolección de Residuos Sólidos Residenciales en espanol

Annual rate change – effective Oct. 1, 2021

The annual rate change is based on the Denver-Aurora-Lakewood All Urban Consumer Price Index (CPI) from the Bureau of Labor Statistics: www.bls.gov. for the most recent twelve-month period. The most recent twelve-month CPI period for the collection fee change is July 1, 2020, to July 1, 2021. The change in the Index for these twelve months is 1.85%. This change compensates Republic Services for increases in costs associated with labor, equipment operations, fuel, etc. The compost rate calculation is pro-rated as this service experienced a collection fee change in February 2021. 

The monthly rates and administrative fee for the following refuse and organics cart sizes will be: 

REFUSE:                                    Old Rates                      New Rates

32-Gallon Refuse Cart              $   9.49                       $   9.67
64-Gallon Refuse Cart              $ 18.99                       $ 19.34
96-Gallon Refuse Cart              $ 28.48                       $ 29.01
Extra 96-Gallon Refuse Cart    $   8.05                       $   8.20
Administrative Fee                    $   0.50                       $   0.70

ORGANICS:                              Old Rates                      New Rates

32-Gallon Organics Cart           $   5.12                       $   5.18
64-Gallon Organics Cart           $   8.96                       $   9.07
96-Gallon Organics Cart           $ 12.82                       $ 12.98
Extra 96-Gallon Organics Cart  $   3.45                       $   3.49 

RECYCLING:
The recycle cart rate of $1.00 per month will remain the same.

The most common service level in Lafayette is a 64-gallon refuse cart (49% of residents) and 32-gallon compost cart (87% of residents). Based on the proposed collection fee changes, a household with the most common service level will experience a $0.61 increase with the Oct. 1 invoice.

Extensión del contrato del Programa de Residuos de Tres Contenedores de Republic Services y ajuste anual de tarifas

La Ciudad de Lafayette contrata Tres Contenedors con Republic Services para el Programa de Residuos, que atiende a aproximadamente la mitad de los hogares de Lafayette. Este programa proporciona servicios residenciales de recolección de residuos, reciclaje y desechos orgánicos (compost). El contrato de servicio inicial se adjudicó a través de un proceso de licitación competitiva en 2014 y expirará el 30 de Setiembre de 2021.  

El 9 de Setiembre, el Concejo Municipal aprobó una recomendación del personal y del Comité Asesor de Reducción de Residuos de Lafayette para extender el contrato de Republic Services hasta Setiembre de 2022 con una cláusula que requiere mejoras en el servicio de valor agregado. Esta extensión de contrato modificada de 12 meses permitirá que en Octubre se inicie un proceso de Solicitud de Propuesta (RFP) integral y transparente e incorporará elementos nuevos e innovadores en el proceso de licitación. Se espera que se adjudique un nuevo contrato al proveedor de servicios más calificado en Setiembre de 2022.

Beneficios de extensión de contrato de Republic Services existente
Mejora de las necesidades de divulgación y educación
Se agregó una enmienda para exigir que Republic Services participe en la comunidad a través de puestos educativos en el Festival anual del Durazno y el Festival de Avena, proporcione dos miembros del personal para apoyar el evento anual Compost Giveaway y patrocine el evento Art Night Out de la ciudad.

Estandarización de la tabla de tasas de cobro
Históricamente, las tarifas de recolección de basura cambiaban anualmente el 1 de Octubre, mientras que las tarifas de recolección de desechos orgánicos cambiaban el 1 de Febrero. El contrato enmendado alinea el cronograma de tarifas de recolección para permitir que solo ocurran cambios en las tarifas de recolección de basura y desechos orgánicos anualmente el 1 de Octubre, lo que reduce la confusión y la frustración de los clientes con el cronograma actual.

Reducción del tiempo del personal
El Departamento de Obras Públicas de Lafayette es actualmente responsable de la compra, entrega, eliminación y mantenimiento de todos los contenedores de reciclaje en la Ciudad. Esta enmienda al contrato trasladará todas las responsabilidades de el contenedore de reciclaje al Contratista, que es una práctica estándar y recomendada. Este cambio reducirá el tiempo del personal de Obra Pública y liberará espacio de almacenamiento en el Centro de Servicio.

Proporcionar a la Ciudad un tiempo razonable para llevar a cabo un proceso integral de adquisición
La Coordinadora de Sostenibilidad de la Ciudad recién contratada ha estado trabajando diligentemente en el desarrollo de una solicitud de propuesta (RFP) para los servicios de desechos sólidos residenciales de Lafayette. El plazo estimado para la publicación de la RFP es Octubre de 2021 con una recomendación al Consejo en Enero de 2021. Este cronograma estimado es compatible con la aprobación de una extensión de contrato para garantizar una transición sin problemas entre los contratistas si Republic Services no es seleccionado. Además, la extensión del contrato con Republic Services permitirá un proceso de RFP integral y transparente con los contratistas, al tiempo que incorporará elementos innovadores que se alinean con el Plan de Sostenibilidad de la Ciudad.

Se invita a los clientes existentes de Republic Services a compartir sus aportes para el proceso de RFP antes del 24 de Setiembre
Para ayudar a guiar el desarrollo de una RFP para el programa de desechos de tres contenedores de la Ciudad una vez que el contrato de Republic Services expire en 2022, se les pide a los clientes existentes de este programa que compartan sus comentarios a través de una breve encuesta. Esta encuesta proporcionará al personal información sobre la experiencia de servicio de los clientes actuales, así como sugerencias para mejorar las características del servicio. Siga https://forms.office.com/g/UWTfp42wEm para completar la encuesta antes del 24 de Setiembre de 2021.

Cambio de tasa anual: a partir del 1 de Octubre de 2021
El cambio anual de la tasa se basa en el Índice de Precios al Consumidor Urbano (IPC) Denver-Aurora-Lakewood de la Oficina de Estadísticas Laborales: www.bls.gov. para el período de doce meses más reciente. El período de IPC de doce meses más reciente para el cambio de la tarifa de cobro es del primero de Julio de 2020 al primero de Julio de 2021. La variación del Índice para estos doce meses es del 1.85%.

Este cambio compensa a Republic Services por los aumentos en los costos asociados con la mano de obra, las operaciones de equipos, el combustible, etc. El cálculo de la tasa de desechos orgánicos se prorratea ya que este servicio experimentó un cambio en la tarifa de recolección en Febrero de 2021.

Las tarifas mensuales y la tarifa administrativa para los siguientes tamaños de contenedores de basura y desechos orgánicos serán:

BASURA                                                               Tarifas antiguas       Nuevas tarifas
Contenedor de basura de 32 galones                       $ 9.49                    $ 9.67
Contenedor de basura de 64 galones                       $ 18.99                 $ 19.34
Contenedor de basura de 96 galones                       $ 28.48                   $ 29.01
Contenedor de basura extra de 96 galones           $ 8.05                     $ 8.20
Tarifa administrativa                                                       $ 0.50                    $ 0.70

DESECHOS ORGÁNICOS:
Contenedor de desechos orgánicos de 32 galones             $ 5.12                    $ 5.18
Contenedor de desechos orgánicos de 64 galones             $ 8.96                    $ 9.07
Contenedor de desechos orgánicos de 96 galones             $ 12.82                 $ 12.98
Contenedor de desechos orgánicos extra de 96 galones  $ 3.45                    $ 3.49

RECICLAJE:
La tasa del contenedor de reciclaje de $ 1.00 por mes seguirá siendo la misma.

El nivel de servicio más común en Lafayette es un contenedor de basura de 64 galones (49% de los residentes) y un contenedor de desechos orgánicos de 32 galones (87% de los residentes). Con base en los cambios propuestos en la tarifa de cobro, un hogar con el nivel de servicio más común experimentará un aumento de $0.61 con la factura del primero de Octubre.

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